Skip to Content

Лондон:
+44 0 2032 3989 93

Skype:
Позвони мне! - vateperzekos:

Подпишитесь сегодня!

RU | EN

Intelligence. Investment. Order.
Главная / Внутренние аудиты
Внутренние аудиты

Внутренние аудиты

Давайте выясним, что является основным способом контроля управления структурой менеджмента качества организации? Внутренние проверки, или аудиты, которые устраиваются для того, чтобы уточнить, соответствует ли деятельность предприятия и выпускаемая им продукция/предлагаемые услуги нормативам качества по установленному ИСО 9001:2000 плану. Не менее важны в данном случае и условия, которые определяются самим проверяемым предприятием. Именно данные, получаемые руководством в исходе подобных проверок, являются гарантией соответствия с ИСО 9000.

Итак, как же верно произвести проверки данного типа и впоследствии – изучение их исхода? Рассмотрим некоторые ключевые советы, которые были даны высококлассными профессионалами в данной области.

Небезызвестен тот факт, что не существует такого предмета в системе мироздания, который бы со временем морально не устаревал, либо никоим образом не видоизменялся. Эта тенденция касается и системы менеджмента качества предприятия, коротко – СМК. В целях поддержания эффективности работы СМК необходимо периодически производить внутренний аудит. В обязанности дирекции по качеству (что следует запомнить), а не начальника службы качества, входят такие важные пункты, как формирование и управление внутренними проверками.

Далее рассмотрим цели, с которыми производится внутренний аудит:

  • 1) оценка успешного функционирования СМК, анализирование ее потенциала;
  • 2) поиск расхождений в таких пунктах СМК, как ее процессы и продукция;
  • 3) выявление факторов найденных расхождений различной степени;
  • 4) анализ успешности применяемых мер после проведения внутренней проверки.

Необходимо учитывать, что вышеуказанные проверки могут проводиться работниками из сферы службы качества, а также организациями специалистов по аудиту, услуги которых сегодня может вам предложить наша компания.

Рассмотрим этапы выполнения внутреннего аудита по порядку:

  • - выход приказа, в соответствии с которым определяется глава организации внутреннего аудита, ее члены.
  • - формирование и согласование пунктов внутреннего аудита;
  • - обсуждение пунктов в полном составе организации по проверке;
  • - извещение руководства предприятия о предстоящей проверке;
  • - процесс самого внутреннего аудита;
  • - обсуждение результатов проверки совместно со служащими предприятия, на котором проводился внутренний аудит;
  • - формирование и отправка по необходимым адресам документа о состоявшемся внутреннем аудите.

Строится внутренний аудит по следующим факторам: по структурным звеньям или же по единым для всех систем составляющим ИСО 9000. Если проверка основывается на первом варианте, необходимо действовать, исходя из всех пунктов прилагающихся документов. При учете второго варианта следует досконально проверить все составляющие системы качества. Практическим путем специалистов из нашей и других организаций было уже доказано, что большинство факторов, по которым возникают расхождения, располагаются в области структурных звеньев.

Детально рассматривая процесс внутренней проверки, начнем с формирования ее пунктов главой организации специалистов по аудиту. Данный документ впоследствии размножается, и копия отправляется директору организации, в которой должен быть произведен аудит. Благодаря этим мерам последний будет в состоянии успешно произвести необходимую к аудиту подготовку.

Перейдем к следующей части, а именно – обсуждению пунктов по аудиту. В присутствии участников процесса главой аудиторской компании формулируются назначение и пункты аудита, а также излагаются другие необходимые дополнения по процессу (назначение сроков сдачи отчета по аудиту, распределение прав и обязанностей, обсуждение итогового вида документации и другое.) Вслед за этим происходит более подробное ознакомление группы проверки с документацией, вопросами по контролю.

После того, как наши специалисты полностью готовы к процессу, назначается обсуждение этапов внутреннего аудита с дирекцией проверяемого предприятия. Главе данной организации максимально подробно объясняются задачи и способы внутреннего аудита, указываются все необходимые по пунктам сроки, происходит знакомство между сотрудниками, предоставляется необходимая информация, прилагается документация. Когда все пункты будут рассмотрены, назначается срок финального обсуждения процесса проверки.

Чтобы говорить о том, что проверка прошла успешно, мы всегда четко убеждаемся в том факте, что специалистами нашей организации были получены следующие данные в полном их объеме:

  • - по мероприятиям, процессу и результатам деятельности предприятия, факторам расхождений в его функционировании;
  • - по наличию у служащих предприятия верного представления о должностных инструкциях и определяемых предприятием требованиях;
  • - по отсутствию расхождений между целями СтП и документам по технической части в сфере качества.

Логично предположить, что вследствие проверки все выводы и замечания по работе предприятия должны быть записаны и оценены должным образом. Далее наши специалисты по аудиту формулируют необходимые указания в рекомендательной форме, а также знакомят представителей предприятия с подходящей методикой по ликвидации проблемных областей и вопросов. Документация, содержащая вышеописанное, подтверждается подписью предприятия, которое подверглось проверке, а также главой проверяющей организации. Встречаются и такие случаи, когда дирекция проверяемого объекта оказывается несогласной с пунктами, приведенными в документах. Тогда назначается дополнительное обсуждение в присутствии обеих сторон — представителей как аудиторской организации, так и проверяемого предприятия. Если же в ходе внутренней проверки специалистами нашей организации выявляются значительные нарушения, требующие принятия срочных мер, глава проверяемого предприятия обязан внести соответствующие правки в выпускаемую продукцию, приостановив выпуск предыдущих партий.

Завершающее обсуждение по всем итогам внутренней проверки производится до оформления отчета и также документируется. Необходимо, чтобы дирекция проверяемого предприятия четко понимала все замечания и указания по его функционированию, приняла необходимые меры по устранению несоответствий.

Разберем состав отчета, за правильность которого отвечает дирекция нашей аудиторской организации:

  • - наименование внутреннего аудита, а также название проверяемого предприятия;
  • - причина проведения внутреннего аудита на предприятии;
  • - сроки, подтверждающие состав аудита;
  • - следствия, итоги проверки;
  • - документ, оповещающий о проведенных на предприятии исправительных мерах;
  • - выводы и рекомендации аудиторской стороны;
  • - дополнения (документация, содержащая информацию об отклонениях);
  • - подтверждение документов путем получения подписей проверяющей и проверяемой сторон.

В целях того, чтобы не возникло недопонимания и неверных выводов со стороны проверяемого предприятия, с документацией производится внимательное ознакомление и точная оценка.

Далее надлежит заполнить соответствующие главы документации. Главу под заголовком «Выводы» заполняют анализом возможности предприятия, подвергшегося проверке, достичь определенной отметки в сфере качества. Норматив по этому пункту установлен в «Руководстве по качеству». Также важен анализ следующего:

  • - отвечает ли эффективность работы служащих предприятия нормам, установленным СМК;
  • - приносят ли пользу меры, принятые вследствие оценки прошлого аудита;
  • - насколько быстро происходит ликвидация отклонений, которые могут в значительной мере повлиять на функционирование предприятия.

Глава, именуемая «Рекомендации», заполняется аналитическими данными по следующим пунктам:

  • - срочность процесса и время, за которое требуется составить список необходимых к проведению исправительных мер по нормализации работы предприятия;
  • - отклонения, от которых необходимо избавиться в первую очередь;
  • - дополнения, прилагающиеся к списку исправительных мер;
  • - список рекомендаций, призванный улучшить документацию по системе качества.

По завершению работы над сообщением по проверке предприятия, директор по качеству оценивает главу аудиторской организации, который, в свою очередь, проводит анализ работы каждого ее члена. Полученные данные крайне необходимы нам в работе для того, чтобы сделать надлежащие выводы по отбору претендентов в аудиторскую команду в будущем, найти все совершенные в процессе внутреннего аудита мельчайшие ошибки до единой, и в дальнейшем более качественно проводить подготовку аудиторов.

Оценка итогового этапа внутреннего аудита

Далее завершенный, подписанный документ надлежит размножить, после чего отослать образцы в а) предприятие, прошедшее проверку б) рекомендованные предприятия. После получения документа директор предприятия обязан принять соответствующие меры к улучшению работы и ликвидации отклонений на самом предприятии, осведомляя сотрудников службы качества о развитии ситуации. Следить за неукоснительным исполнением данных мероприятий входит в обязанности вышеупомянутой службы качества. Сочтя принятые дирекцией предприятия меры недостаточными, представители службы качества имеют право на оформление соответствующего документа, предварительно оповестив предприятие. Данные по итогам внутреннего аудита, которые получаются сотрудниками службы качества, обсуждаются на консилиуме, который проводится раз в месяц, также они анализируются в пользу будущих проверок.

Необходимо отметить тот момент, что не менее раза в год сотрудниками службы качества составляется документ, содержащий данные по оценке процесса внутреннего аудита. Данный документ содержит следующие пункты:

  • - оценку итогов внутреннего аудита, отсортированных по предприятиям и составляющим СК;
  • - среднюю численность найденных в процессе проверки отклонений в работе предприятия;
  • - анализ хода развития документированных преобразований работы предприятия;
  • - статистика повторения всех серьезных отклонений, а также область, в которой они были обнаружены;
  • - оценка того, насколько действенными оказались рекомендованные предприятию исправительные меры;
  • - рекомендации по модифицированию набора требований, установленного на предприятии.
  • - анализ результативности функционирования СМК;
  • - предписания к модификации в отношении СМК предприятия.

В процессе проводящегося раз в год консилиума по качеству данные по результатам оценочного акта надлежит сообщать дирекции по качеству. Эти данные используются в дальнейшем, помимо службы качества, также и некоторыми другими организациями и компаниями, занимающимися составлением различных программ и проектов, которые нацелены на улучшение качества поставляемых предприятиями товаров и услуг, ими предоставляемых.